Как упростить процесс делопроизводства путем средств автоматизации




deloproizvodstvo_archiv

Сегодня каждый предприниматель или владелец большой корпорации заинтересован в улучшении качества и повышении эффективности работы. Инновационные технологии в сфере автоматизированных процессов являются тому большими помощниками. Благодаря этому решаются вопросы, связанные с сокращением затрат, оптимизацией маршрутов, упрощением процессов производства и т.д.

Большой интерес в России вызывает электронная система документооборота. Разработчики рекомендуют использовать ее в организациях как с небольшой численностью (до десяти человек), так и с большим штатом (более тысячи человек). В настоящий момент существует множество решений этого класса, однако далеко не каждый знает, какими критериями следует руководствоваться, чтобы правильно сделать выбор.

Система электронного документооборота – это инструмент, позволяющий решать типовые задачи для работы с документами. Безопасность, производительность и надежность – основные характеристики такой системы. При выборе сэд необходимо взвесить ряд факторов, учитывая специфику заказчика

Одним из основных факторов являются технические требования к комплексу. Здесь разработчик обязан представить оперативную техподдержку. А вот услуги в обязательные требования не входят. К ним прибегают лишь тогда, когда собственный персонал предприятия не справляется с осуществлением ввода системы в эксплуатацию. Поэтому очень важно обсудить с разработчиками наличие инструментария для ее настройки под индивидуальные потребности предприятия.

Такие факторы, как сроки внедрения и стоимость влияют на распространенность комплекса. В каждом конкретном случае они будут зависеть от структуры компании-заказчика, возможностей выбранного электронного средства.

Важно понимать и еще один момент. Чтобы электронное делопроизводство работало в полную силу, в системе должен присутствовать дополнительный функционал, который способен значительно упростить работу.

Функции СЭД разнообразны. Они разделяются на такие категории: поиск и хранение документов; аналитические отчеты; поддержка канцелярии; информационная безопасность; контроль исполнения документов; маршрутизация; специальные вспомогательные функции.

Подводя итог, можно сказать, что для выбора СЭД необходимо: сделать анализ функциональности системы; оценить совокупную стоимость; изучить схемы лицензирования; ознакомиться с комплексом технической поддержки и услуг. Окончательное решение принимается лишь после средневзвешенного анализа оценок всех критериев.
__
Пост создан при поддержке http://www.proekt-it.ru/, где вы сможете найти эффективные решения для автоматизации процессов в вашем бизнесе на выгодных условиях.







С этим читают так же:

Вы можете пропустить до конца и оставить ответ. Диагностики в настоящее время не допускается.

Написать комментарий