Использование электронных документов в организации с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Электронный документооборот: ключевые моменты и понятия

Бумажные носители не надежны и имеют свойство теряться, что невозможно представить, когда речь идет об электронном документе. Он представляет собой файл, достоверность информации на котором подтверждена электронной цифровой подписью. Документ не нуждается в распечатывании, так как имеет юридическую силу именно в таком виде.

Передается файл по защищенным каналам оператора, прошедшего аккредитацию в ИФНС. Обмен документами между организациями выстраивается просто и понятно:

• составление и подпись;
• отправка;
• проверка актуальности подписи оператором;
• получение;
• запрос корректировки по необходимости.

Налаженный документооборот позволяет обмениваться большим объемом информации в считанные секунды, а также:

• уменьшить количество бумаг в офисе;
• снизить затраты на содержание архива;
• автоматизировать многие процессы и не только.

Все перечисленные плюсы актуальны только при использовании надежного сервиса для ЭДО.

Контур.Диадок: суть и основные преимущества

Сервис «Контур. Диадок» - это удобная система, позволяющая совершать ряд манипуляций с документами:

• формировать;
• подписывать;
• отправлять;
• получать.

Основной функционал сервиса настолько прост, что освоить его за несколько минут сможет каждый, кто пользуется электронной почтой.

Для работы в сервисе понадобится цифровая подпись. Сертификат приобретается отдельно, но подходит и тот, который используется при ведении делопроизводства с налоговыми органами.

Преимущества подключения к Контур. Диадоку для малого, среднего и крупного бизнеса очевидны даже при беглом изучении системы:

• передача оригиналов документов за несколько секунд;
• возможность в онлайн-режиме отследить статус отправленного файла;
• подпись нескольких документов одним нажатием клавиши;
• простота предоставления отчетности в ФНС;
• получение вычетов по НДС в рамках периода оформления сделки;
• согласование бумаг в смартфоне;
• безопасное хранение документов на сервере сервиса;
• ускорение оплаты услуг.

К тому же подключиться к системе можно по одному заявлению, а настроить ее под свои бизнес-процессы – за несколько минут.

Основные возможности Контур.Диадок

Главная функция сервиса – наладить электронный документооборот с контрагентами. Подключившись к системе, предприниматель сразу видит, кто из его партнеров доступен для обмена файлами. Но так как «Контур. Диадок» является лидером в этой области, то с каждым днем к нему подключается все больше абонентов. Возможности системы обширны и о каждой стоит сказать несколько слов.

Создание и отправка документов

Все документы, сформированные сервисом, имеют юридическую силу, что уменьшает время, отведенное на переговоры между контрагентами. Также есть дополнительная проверка формата документов, что дает гарантии принятия их ФНС.

Распределение входящей корреспонденции

После подключения к системе можно не опасаться путаницы с входящими документами, так как пользователям доступны три вида настроек:

• контрагент назначает отделение компании, которое будет получать от него документы;
• аналогичная функция доступна противоположной стороне;
• файлы направляются в нужный отдел в автоматическом режиме, ориентируясь на указанное имя получателя.

Согласование внутри юридического лица

Документооборот внутри компании нередко затягивается, но с подключением Контур. Диадока нужные файлы будут попадать сразу на страницу «Согласование» к одному ответственному сотруднику или к группе работников. О необходимости рассмотреть документ приходит уведомление на электронную почту.

Приглашение контрагентов

После установки программы руководителю или бухгалтеру достаточно ввести в поисковую строку информацию о контрагентах, список сразу появится перед пользователем.

Для активизации документооборота между двумя организациями посылается приглашение. Одобрение запроса открывает канал передачи файлов.

У тех, кто использует модуль, адаптированный под «1С», активные партнеры высвечиваются автоматически.

Хранение и поиск файлов

Потеря документов в «Диадоке» исключена так же, как и их воровство. Система хранит их на облачных серверах и оставляет доступными для пользователя даже после окончания отчетного периода.

Сервис имеет удобные фильтры, благодаря которым отыскать документ пяти- или шестилетней давности не составит труда. А список найденных бумаг всегда можно скачать и затем распечатать.

Иерархия подразделений

Руководитель компании может распределить документы между отделениями компании и сотрудниками, ограничив доступ к тем или иным файлам. Это оптимизирует систему работы и облегчает контроль за выполненными заданиями.

Взаиморасчеты

Сверки по взаиморасчетам отнимают много времени, но система, разработанная Контуром имеет специализированный сервис, благодаря которому процент схожести определяется в автоматическом режиме за считанные секунды. Модуль разработан в двух версиях: веб и для «1С».

Настройки доступа сотрудников

В Контур.Диадоке существует 2 безопасных способа авторизации:

• вход по сертификату;
• вход по паролю.

Последних пользователей может быть неограниченное количество, причем их возможности в системе определяет сам руководитель.

Работа с другими операторами ЭДО

Не все контрагенты компании могут быть зарегистрированы в Контур.Диадоке и рано или поздно возникнет необходимость передать файл такому партнеру. Сделать это возможно с помощью роуминга, перечень подобных соглашений сервис регулярно расширяет.

Защита документооборота

О сохранности передаваемых документов предприниматели могут не беспокоиться, так как они:

• передаются по зашифрованному каналу;
• подписываются квалифицированной электронной подписью.

Дополнительно существует возможность настроить двухфакторную проверку при входе администратора в сеть.

Кроме перечисленных возможностей, Контур.Диадок предлагает своим клиентам:

• круглосуточный доступ к документам;
• эффективную службу поддержки;
• протокол передачи, отображающий каждое действие с документами;
• возможность вести обмен с иностранными контрагентами.

Расчетный центр «Практик» является официальным представителем СКБ «Контур». Информацию по таким вопросам как подключение к системе, особенности работы и тарифы на «Диадок» можно найти на сайте компании или обратившись к менеджерам Расчетного Центра:

client@a-practic.ru

8 (495) 411-72-72

127051, Москва, ул. Неглинная 17, стр.2