Тонкости подготовки и организации семинаров от А до Я




Тонкости подготовки и организации семинаров от А до Я

Семинар – один из самых эффективных способов донести необходимую информацию, ответить на вопросы потенциальных и существующих клиентов, наладить новые контакты и увеличить продажи. Как провести семинар от А до Я. Рассмотрим каждый этап и его особенности.

nosalesСейчас, продвижение товаров и услуг несёт обязательный характер. Падение спроса, заставляет многие компании искать новые возможности и ниши на рынке. Как, например ГАЗ, помимо производства автомобилей, принимает не профильные заказы по изготовлению комплектующих из металла. Главное помнить, что простое увеличение бюджета на рекламу и агрессивное продвижение бессмысленно. Это позволит поднять узнаваемость, но потребует больших затрат и принесёт минимальные продажи. Ведь мощное продвижение прежнего ассортимента или прежних услуг не имеет смысла, потому что сегодняшние товары и услуги в большинстве случаев не пользуются спросом.

Именно антикризисные продукты организации позволят расширить долю рынка и увеличить продажи, а соответственно и прибыль. Под антикризисными продуктами нужно понимать не только оптимизированный ассортимент и цены, но и программы лояльности, развития и поддержки. Никто не запрещает выводить на рынок доступные товары по цене, никто не запрещает снижать цены. Главное – ни в коем случае не навредить репутации компании и марке. Да, во время кризиса необходимо меньше думать о будущем и больше заботится о сегодняшних продажах, но испортив репутацию марки (например, китайскими товарами) во время кризиса, после него у вас не будет ни малейшего шанса остаться на рынке или иметь те же позиции. Обстановка на рынке меняется и каждая организация должна уметь адаптироваться и только самые способные и конкурентные компании смогут гарантировать себе успешное будущее.

Найти новую услугу, товар или возможность Вам может помочь понимание экономики клиентов (B2B рынок). Будьте ближе к клиентам и партнёрам, общайтесь с ними каждый день, узнавайте, как они ведут свой бизнес, что их беспокоит, с какими проблемами они сталкиваются, и предлагайте решения. Постарайтесь не формулировать проблему типа: снижение спроса. Постарайтесь ответить на вопрос: «Почему спрос падает и что может позволить увеличить продажи?»

Корпоративный рынок отличается меньшим количеством клиентов, чем на потребительском, но это небольшое количество клиентов делает серьёзные заказы. Именно поэтому продвижение вашего продукта будет отличаться. Дело в том, что на потребительском рынке успех от проведённой рекламной кампании, зависит от отдачи. Чем больше отдача, тем вероятность привлечение потребителя в салон, магазин, торговый центр выше. При этом, товар или услуга не требует изложения или донесения большого объёма информации. Поэтому используются щиты, телевидение, радио.

А вот продвижение на корпоративный рынок будет отличаться тем, что информации необходимо сказать много, клиентов намного меньше, да и помимо владельцев бизнеса есть ещё их технологи, логисты и экономисты, которые также имеют право на мнение. Поэтому, информации не просто много, её необходимо доносить различным группам и учитывать их требования, желания, проблемы. Как донести информацию о новых услугах, товарах или программах, когда необходимо донести много, малой группе людей и ответить при этом на множество вопросов? Семинар.

Ну, что же. От небольшого вступления, приступим непосредственно к подготовке вашего семинара, который позволит и в кризис привлечь новых клиентов, увеличить их и ваши продажи.

Подумайте над темой семинара

Тема – очень важный аспект, потому что она будет либо привлекать внимание и вызывать интерес, либо останется никем не замеченной. Более того, это ваш компас и основное направление при подготовке контента (речи и презентаций).

Тема напрямую связана с тем, что Вы хотите сказать или донести. Это может быть новый ассортимент, новый продукт, новая программа лояльности, поддержки или сервис. Всё зависит от того, какие меры вы планируете предпринять. Для того, что бы Ваш семинар был успешен, а то есть обеспечил бы приток новых клиентов, необходимо задуматься об экономике ваших клиентов. Почему?

Кризис – это изменение условий рынка и организация должна адаптироваться к изменениям. Приоритетными, на мой взгляд, задачами каждой компании должны стать снижение издержек, оптимизация бизнес структур, оптимизация ассортимента, ценообразования, продвижения и продаж. В первую очередь необходимо задуматься об ассортименте. Ведь именно он позволяет осуществлять обмен с клиентами. Соответственно, в кризис качества товара должны изменяются, в связи с тем, что потребности клиентов становятся другими.

Необходимо подстроить ассортимент, цены и сбыт под изменяющиеся требования рынка, что напрямую повлияет на издержки, структуры и задачи. Это рыночный подход, когда мы подстраиваем продукт, цену, сбыт под различные группы клиентов, и, следовательно, изменяем внутреннюю организацию компании, для того чтобы найти такие продукты и сформировать такие цены. Необходимо понимать, какие изменения в ассортименте необходимо сделать. А для этого необходимо понимать клиента. Знать целевую аудиторию.

Общайтесь с клиентами. Сидя в стенах офиса за столом, который завален кучей бумаг, у вас не получится мыслить креативно и инновационно. Человек генерирует идеи, только получая новую информацию. Самое смешное, что маркетинговые исследования рынка не позволяют выявить возможности, проблемы клиентов и так далее. Они лишь позволяют подтвердить ту или иную гипотезу. Статистика также не позволит быстро найти интересную идею для продаж. Идеи рождаются при общении, выявлении проблем, мотивов клиента. Конечно, не рассчитывайте, что обзвонив всех клиентов с вопросом: «Какие у вас проблемы?», вы сможете сразу найти возможность для интересной темы семинара, подготовить новый продукт или услугу. Нет, конечно. Такой подход требует от продавцов определенного образа мышления и типа поведения. Выгоняйте продавцов к клиентам. Они должны быть их друзьями и общаться на одном языке, только тогда можно понять что клиенту необходимо.

На тему неформальных исследований есть прекрасный пример в книге «Курс MBA по маркетингу» Чарльз Д. Шив и Александр Уотсон Хайэм. Льюис Гретна в 1983 году стал директором-распорядителем IBM. Тогда перед ним встала задача подготовить и предпринять решительные меры по выводу компании из спада. Любой профессиональный маркетолог поступил бы логически и начал бы проводить серьезные исследования рынка, но Льюис предпочёл 6 месяцев вообще не появляться в офисе. Что он делал полгода? Он полгода провёл в непрерывных беседах с покупателями, поставщиками, дистрибьюторами и многими другими. За завтраком, за обедом и ужином. Он посещал заводы, склады и офисы. Общался с партнёрами и коллегами. Многие считали, что он сошёл с ума, но благодаря его решениям акции IBM выросли на 400%.

Конечно, не стоит заставлять продавцов бежать к клиентам и спрашивать у них огромное количество вопросов. Руководители должны сами понимать, что именно они должны быть в курсе всех дел и проблем клиентов.

Не ограничивайтесь только исследованием клиентов, помните, что у вас и конкуренты и их мероприятия учитывать просто обязательно. Посещайте сайты конкурентов, следите за СМИ.

Тема будет напрямую зависеть от того, что вы хотите донести до клиентов. Подумайте над тем, что вы им будете продвигать и почему. Какие выгоды они получат в итоге, что им для этого необходимо сделать. Подумайте над тем, что вы хотите сказать клиентам.

Сформулируйте тему семинара

Первое и основное правило темы – она должна продавать саму себя. Клиент, прочитав тему, должен сразу понять, что ему даст семинар, какую выгоду (выгоды) он получит. Второе, человек, прочитавший тему, должен сразу понять, для кого семинар предназначен. Третье – вызывать интерес.

Для того чтобы начать попробуйте сформулировать подобные фразы, затем сортируйте и отсеивайте менее подходящие:

  • «Внедрение бережливого производства в компьютерной отрасли»
  • «7 антикризисных стратегий для ресторанного бизнеса, которые обеспечат рост в 15%»
  • «Методы продаж мебели в условиях кризиса»
  • «Стратегия продвижения строительного оборудования в сети интернет»
  • «Расширение рынка сбыта игрушек и увеличение продаж на 30%»
  • «Аутсерсинг производства строительных материалов, как антикризисная стратегия»
  • «Финансовое оздоровление организации»
  • Сформулируйте подзаголовок темы семинара

    Тема вызывает интерес и фильтрует необходимую аудиторию, но этого не достаточно. Необходимо «раскрыть карты» или раскрыть тему семинара. Для этого необходимо подготовить подзаголовок. Он должен отвечать следующим требованиям:

  • Раскрывать тему семинара
  • Указывать за счёт чего раскроется тема
  • Быть коротким (не более трёх строк)
  • «Семинар, посвящённый увеличению прибыльности предприятий общественного питания»
    «Сокращение затрат на производство мебели на 30%»
    «Как увеличить производительность не увеличивая производственные мощности»

    Формирование команды докладчиков

    teamofspeakers1Это очень важный момент. От докладчиков зависит практически весь семинар. Даже если у вас прекрасная тема для семинара и материалы, но докладчики просто будут бубнить в микрофон и читать текст с листа, то, поверьте, через 15 минут аудитория начнёт засыпать.

    Докладчиков следует подбирать исходя из темы семинара. Не всегда оратором является один человек. Тем более, если тема очень информативная и объёмная. Более того, для того, что бы представить свой продукт организациям, вам необходимо не просто «впарить» всю информацию владельцам компаний, но и подробно описать выгоды для тех, кто имеет влияние на принятие решений. Этими людьми могу быть технические директора, инженеры, финансисты, маркетологи, логисты. Все они могут повлиять на своего руководителя приобрести или нет ваш продукт. Вернёмся к выбору докладчиков для вашего семинара.

    Если ваши докладчики – узкие специалисты, то вероятнее всего, они плохие ораторы. Поэтому, вам понадобится человек с навыками и опытом в этом деле. Он будет связующим элементом между темами и блоками темы. Такой человек начинает семинар, связывает все части и завершает мероприятие.
    Разбейте тему семинара на части, так чтобы тема была раскрыта как можно подробнее и логичнее. Полученные части необходимо распределить между докладчиками (специалистами), которые в свою очередь подготовят речь (или материалы).

    Заблаговременно до проведения семинара (3-4 месяца) оговорите с докладчиками способ организации. Выберите два дня в неделю для встреч с командой докладчиков, ставьте задачи и контролируйте их выполнение.

    Можно использовать как свои, так и сторонние лица. Всегда, при наличии имеющихся ресурсах, вы можете привлечь известных бизнес тренеров для того что бы он раскрыл какую то актуальную тему. Известность такого человека будет гарантировать интерес со стороны клиентов.

    Подготовка контента

    На данном этапе вам необходимо подготовить презентации и тексты. Каждая тема в семинаре должна сопровождаться презентацией и докладом. Каждый докладчик должен подготовить доклад и речь. Доклад – это все, что необходимо донести до аудитории. Речь – это то, что докладчик будет говорить. Запомните, докладчик может избегать (ввиду множества причин, в том числе и лень) подготовки доклада, а то есть всего что необходимо донести. А это изображения, видео, фото, техническая информация и так далее. Чаще всего докладчик готовит лишь речь и а после вам придется, используя лишь речь, подготовить презентацию. Почему бы каждому докладчику не готовить презентацию? А сможет ли? Ведь, презентация (слайды) очень важна и есть строгие правила, которых необходимо придерживаться при их создании.

    Более того, не все специалисты умеют обращаться с программным обеспечением, даже типа Power Point и сделать всё в единой стилистике не возможно нескольким людям. Следовательно, Вам необходимо самостоятельно готовить слайды, и поэтому информация должна быть разбита на логичные блоки, что бы вы понимали, сколько слайдов должно быть и что на них размещать. Доклад – это не просто текст! На основе речи вам будет очень трудно сделать презентацию, потому что речь – это то, что говорит докладчик. А используя эту речь для создания слайдов, вы сужаете информацию. Речь должна раскрывать доклад (который на слайдах).

  • Попросите докладчиков подготовить доклад и речь
  • Подготовьте структуры презентаций и мультимедиа элементы к ней (фото, видео)
  • Согласуйте эти слайды с докладчиками.
  • Если есть дизайнер, то попросите оформить презентации в единой фирменной стилистике. Если такого нет, то можете обратиться в дизайн бюро. Если средств не достаточно, то можете это проделать самостоятельно.
  • Подготовка раздаточных материалов

    Чем раньше вы запланируете семинар — тем лучше. Потому что подготовка раздаточных материалов занимает много времени. Более того, печатная продукция будет очень дорогой, если печатать малый тираж, и если вы планируете раздавать общий список печатной продукции (например, каталоги), то лучше запланировать достаточное количество этой продукции для семинара при печати общего тиража.

    Для начала, определите список рекламной продукции, который вы будете раздавать, например:

  • Каталог продукции
  • Прайс-лист
  • Листовки о новинках
  • Образцы продукции
  • История компании
  • И так далее
  • В обязательный список раздаточной продукции (печатная форма) должно войти:

  • Папка-фолдер
  • Блокнот для записей
  • Ручка или карандаш
  • Программа семинара (с расписанием)
  • Информация о докладчиках
  • Уменьшенные слайды, с возможность добавления заметок
  • Коммерческое предложение (конкретные этапы и действия слушателя, чтобы воспользоваться вашим предложением)
  • Бейджи для персонала
  • 2-3 баннера с логотипом и названием семинара (небольшой вертикальный баннер, размером 1000Х300 мм, который устанавливается на полу)
  • Анкета (опросник, цель которого узнать мнение о семинаре)
  • Что бы подготовить раздаточные материалы:

  • Подготовьте исходные материалы (тексты и мультимедиа)
  • Подготовьте тех. Задания на разработку дизайн макетов
  • К тех. заданиям приложите все необходимые исходные материалы (в том числе и фирменные стандарты)
  • Определите необходимое количество (исходя из количества приглашённых лиц), но заказывайте на 20% больше.
  • Воспользуйтесь услугами дизайн бюро или своими силами подготовьте дизайн макеты
  • Согласуйте все материалы с руководством
  • Переедайте все макеты в типографию
  • Запаситесь временем перед подготовкой раздаточных материалов, потому что подготовка макетов, согласование и печать может занять месяц и больше.

    Сэкономить можно очень просто. Подготовить не печатную версию, а электронную на диске (помимо обязательного списка), стоимость которого может иметь флуктуацию от 17 до 25 рублей (с фирменной символикой).

    Постарайтесь подготовить все материалы в единой стилистике, в том числе и слайды презентаций.

    Подготовка зала, оборудования, катеринга

    Определив количество приглашённых, необходимо подобрать зал. Всегда берите больше посадочных мест, чем приглашённых людей. Пусть лучше останется больше свободных мест, чем их нехватка.

    Итак, зал можно найти как в бизнес-центрах, так и в гостиницах. Но самое эффективное решение было бы провести семинар на тематической выставке, потому что именно там скопление целевой аудитории.

    Убедитесь в том, что для проведения мероприятия можно взять все необходимое оборудование. Во-первых, вам понадобится экран. Размер экрана будет зависеть от зала и посадочных мест. Во-вторых, проектор. В третьих, сидения должны быть с откидным столиком. Выбирайте зал исходя из его удобства. Человек должен свободно сидеть, должно быть хорошее кондиционирование. Человек всегда должен иметь возможность легко выйти и вернуться, при этом, не создавая помех другим.

    Постарайтесь решить проблему переключения слайдов. Чаще всего докладчик сидит с ноутбуком и читает с экрана речь, переключая слайды клавишами компьютера. Но, запомните, что в таком случае аудитория заснёт. Необходима интерактивность и динамичность. Семинар должен быть интересным и не скучным. Именно поэтому необходимы докладчики, которые умеют говорить на сцене. Каждому докладчику понадобится микрофон (лучше что бы это был мини вариант, который крепится на одежду). Это позволит докладчику перемещаться по сцене и вести разговор жестикулируя. Что касается переключения клавиш, то чтобы дать докладчику свободу движений, предоставьте ему пульт для переключения слайдов. Если же докладчики, по каким либо причинам, не могут таким образом провести презентации, то можно установить с левой стороны трибуну и установить на нём микрофон и пульт.

    Не забудьте про кофе брейки и фуршет. Если семинар длится более 2 часов, то кофе брейк просто необходим. А фуршет позволит неформально пообщаться с людьми, ответить на их вопросы и обменяться контактами. Перед самим семинаром, обеспечьте бесплатный кофе и закуски. Человек должен прийти, зарегистрироваться и подождать начало семинара в уютной обстановке с чашечкой кофе. Помимо кофе, ему можно предоставить план семинара и темы, которые будут раскрыты.

    Поэтому, помимо зала и оборудования, должен присутствовать ресторан. Оговорите с администрацией бизнес центра или гостиницы количество посетителей и подготовьте меню. Учтите, что необходимо заказать больше мест в ресторане, чем придёт людей.

    На каждое сидячее место необходимо положить раздаточные материалы. Поставьте перед менеджерами задачу, если у кого из посетителей нет раздаточного материала, то чтобы предоставили.

    Подготовка обслуживающего персонала

    Под обслуживающим персоналом я понимаю людей, которые помогут вам организовать весь процесс перед семинаром. Во-первых попросите личного менеджера у администрации, который настроит оборудование, поможет расставить стулья и ответит на все оперативные вопросы. Во-вторых, вам понадобятся собственные менеджеры, для того чтобы встретить гостей в фойе, проводить их в ресторан, затем в зал.

    Чаще всего, одного человека не достаточно, потому что в фойе необходим человек, который встречает и регистрирует. Второй человек, который провожает в ресторан. Третий должен помочь пройти в зал и разместить гостей. То же самое и в обратном направлении.

    Попросите менеджеров надеть бейджи с их именами. А для привлечения внимания пришедших, необходимо разместить баннер с логотипом и названием семинара перед входом в здание, где будет проходить семинар и в фойе, где будет находиться ваш менеджер, который регистрирует.

    Продвижение семинара

    И наконец, продвижение семинара. Без этого этапа, никто не узнает о вашем мероприятии. За месяц до мероприятия необходимо подготовить и реализовать рекламную кампанию.

  • Сформируйте рекламное сообщение.
  • Подготовьте дизайн макеты и тексты для размещение в СМИ
  • Определите СМИ и стоимость
  • Подготовьте материалы для размещения на собственном сайте
  • Подготовьте рассылку писем (электронная или печатная)
  • Подготовьте и рекламный бюджет на рекламную кампанию
  • За месяц до события начните кампанию
  • Произведите регистрацию желающих участвовать
  • И наконец. Будьте позитивны и гостеприимны. Перед началом, расскажите план семинара и попросите заполнить анкету после мероприятия.



    Найти похожие статьи по фразам:  Тонкости подготовки организации семинаров от до





    С этим читают так же:

    You can leave a response, or trackback from your own site.

    Написать комментарий