Ликвидация организации: как сдать документы в архив?

Когда организация заканчивает свою деятельность, неизбежно остаются определенные документы, и возникает вопрос: где теперь их хранить и что с ними делать? Ведь после закрытия организации в течение какого-то времени эти бумаги могут еще понадобиться, например, сотрудникам для информации об их трудовой деятельности. В этом случае документы необходимо сдавать в один из государственных архивов. Но не все так просто, ведь принимаемые в архив дела должны соответствовать определенным стандартам. Нужно грамотно их оформить, сделать описи и архивный переплет документов здесь. В этом вам могут помочь организации, специализирующиеся на работе с документацией.

Предварительная подготовка бумаг должна включать в себя следующие действия:

• установить ценность документов и сроки, в течение которых они должны будут храниться;
• правильно оформить дела;
• сделать опись документов;
• сшить документы в дела, если сейчас они хранятся россыпью;
• согласовать все это с архивом, который будет их принимать.

Если какие-то условия принимающей стороны не были соблюдены, то вам могут отказать в приеме документов и потребовать их правильного оформления, поэтому на этом этапе необходимо быть особенно внимательными и соблюдать все требования.

Какие документы необходимо сдавать в архив при закрытии компании? В первую очередь это все, что касается официальных отношений организации с сотрудниками: их личные карточки, приказы о начислении зарплаты, приеме на работу и увольнении, трудовые соглашения и договоры, договоры подряда, а также финансовые документы, согласно которым делались различные выплаты (заработная плата, премии, материальная помощь, пособия и т.п.). Также существуют и другие документы о деятельности организации, которые подлежат хранению (временному или постоянному). Полный их перечень можно посмотреть в законодательных актах, либо обратившись в специализированную архивную компанию.

Чем может помочь такая организация? Во-первых, выделить те документы, которые требуется хранить в течение определенного времени, а также установить сроки их хранения. Во-вторых, разобрать и грамотно оформить все бумаги, чтобы госархив точно их принял. И в-третьих, организовать передачу бумаг в архив. Таким образом, будут выполнены все необходимые действия, и в будущем вы и ваши бывшие сотрудники сможете избежать проблем, связанных с потерей или неправильным оформление документов.