Уничтожение архива документов: как все сделать правильно?

Любые документы имеют свой срок хранения, и когда он истекает, их необходимо утилизировать. Причин для этого множество, начиная от экономии (хранение документов требует определенных затрат) и заканчивая пожарной безопасностью. Однако, чтобы в дальнейшем не получить проблем с налоговой или иными контролирующими органами, утилизировать документы нужно правильно.

Уничтожение архива организации здесь начинается с создания экспертной комиссии. Ее задача – пересмотреть все имеющиеся документы и выделить те, которые подлежат уничтожению. В состав такой комиссии должны входить наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знающие содержание бумаг и способные правильно определить их ценность. В идеале пересмотр документов и выделение их к уничтожению необходимо осуществлять раз в год. По результатам деятельности комиссии создается акт о выделении документов к уничтожению. Также комиссия отбирает и описывает дела, подлежащие постоянному или временному хранению, для передачи их в архив.

Документы, которые были отобраны к уничтожению, отправляются в компании, занимающиеся утилизацией. Далее необходимо выбрать предпочтительный способ утилизации. На сегодняшний день их существует три. Химическая обработка – размягчение документов при помощи специальных веществ до однородной массы – наиболее сложный, долгий и трудоемкий способ, часто его используют как дополнение к шредированию. Уничтожение документов на промышленном шредере представляет собой их измельчение до такого состояния, когда восстановить их содержание уже не представляется возможным. Это наиболее экологичный способ, так как затем бумагу можно сдать на переработку. Сжигание документов осуществляется только в специальных промышленных печах, и в этом случае необходимо следить, чтобы сгорело все полностью.

По итогам уничтожения документов также составляется акт. Кроме того, стоит знать, что специализированные компании обязуются обеспечить полную конфиденциальность ваших данных. Если есть необходимость, ваши сотрудник может либо присутствовать на протяжении всего процесса утилизации, либо наблюдать за ним через веб-камеры. Таким образом, обратившись в специализированную компанию, вы можете быть уверены в том, что все бумаги были уничтожены правильно и в полном объеме, а у вас не будет проблем с контролирующими органами.