Подготовка к выставке: как избежать неразберихи на старте




Подготовка к выставке: как избежать неразберихи на стартеГотовимся с клиентом к выставке, до которой осталась неделя. Решение об участии было принято лишь в середине января, поэтому работаем в состоянии жесткого дедлайна. Мобилизован весь немногочисленный персонал компании, перед каждым поставлены четкие задачи. И я не представляю, какой хаос мог сейчас твориться, если б не стандарт участия в выставке.

Итак, что это за документ?

Он полностью регламентирует всю работу, связанную с подготовкой и участием компании в выставке. Лучше не полениться и посвятить несколько дней этому документу в самом начале подготовки к выставке. Я так и сделал. Это и бизнес-процесс, и справочник, и перечень работ, и обучающий материал для сотрудников. Ниже перечислю несколько пунктов, которые могут быть в стандарте.

Оформление стенда – здесь указывается точное месторасположение стенда, перечисляется все оборудование, а затем описывается вся логистика на стенде. Благодаря этому, например, удалось понять, что нам не хватает точки для первичного контакта с клиентом, и поэтому пришлось дополнительно арендовать тумбу рецепции. Появилась схема движения клиента на стенде, в соответствии с ней всё и расставили – вот рекламная стойка, вот мобильный стенд, вот тумба, а вот и столик для консультации.

Перечень документов – перечисляются все до единого документы, которые будут использоваться на стенде, от копии договора с выставочной дирекцией до рекламных листовок, с указанием количества. Еще один важный момент – это терминология для каждого документа. Корпоративная листовка, база новых клиентов и т.д. – каждый документ получает четкое название, которое затем используется всеми сотрудниками. Иначе потом можно запутаться.

График работы – очень важная вещь. Если один человек работает на стенде весь день, то к вечеру он может впасть в прострацию. А с клиентами всегда надо быть на высоте. Поэтому лучше работать по сменам, тогда сотрудники будут отдохнувшими и полными сил. Здесь очень пригодится подробный график работы.

Стендовая команда – здесь расписываются роли в стендовой команде, требования к внешнему виду, методы взаимодействия сотрудников друг с другом, перечень стоп-действий. Стендовая команда должна работать как единый слаженный механизм.

Взаимодействие с клиентами – в этом пункте желательно написать бизнес-процесс, от первичного контакта с клиентом и консультации до завершения встречи. Со всеми речевыми формулами, которые сотрудники должны выучить назубок. Со всеми документами, которые используются на каждом этапе. С описанием результата каждого этапа.

Привлечение клиентов – выставка представляет собой конкурентную среду в миниатюре, поэтому если у вас не огромный стенд в центре зала, то необходимо активно привлекать клиентов на стенд. А у нас как раз небольшой стенд, до которого клиенту еще надо добраться. В этом разделе описал методы привлечения. Например, тот же лифлеттинг – как должен выглядеть промоутер, где ему необходимо находиться, какие речевые формулы он использует, сколько флаеров ему нужно и т.д. Если предположить, сколько флаеров промоутер раздаст за час, то, помножив количество флаеров на количество часов, можно получить общее количество требуемых флаеров.

Перечень всех материалов – здесь просто перечисляется всё, что нужно к выставке, от шариковых ручек до бутылок с минеральной водой, с точным указанием количества. В идеале желательно еще и сразу составить точную калькуляцию, а также указать ответственных за каждый материал.

Пунктов в стандарте может быть и больше, например, «работа с клиентами после выставки», «описание ивентов на стенде», «взаимодействие с администрацией», «заезд на выставку и выезд с неё» и т.д. Всё зависит от профиля деятельности экспонента, от времени и желания.

Кстати, на основе стандарта потом легко делается план мероприятий со всеми задачами, сроками и ответственными. План мероприятий превращается в приложение к стандарту подготовки к выставке.

После того как был сделан стандарт, я презентовал его сотрудникам компании-клиента, мы его распечатали и раздали каждому для изучения. На этой неделе планирую провести небольшой тренинг для будущей стендовой команды, чтобы отработать бизнес-процесс взаимодействия с клиентами. Распределим роли между сотрудниками и будем репетировать.

Конечно, стандарт – это не устав вооруженных сил, в нем может что-то меняться, потому что в процессе подготовки к выставке появляются новые детали, которые были неизвестны при разработке стандарта. Да и свежие креативные идеи приходят. Но базовый регламентирующий документ, на мой взгляд, должен быть.

Если у вас есть опыт подготовки к выставкам, поделитесь, пожалуйста. Делаете ли вы подобный стандарт? Может, нужны еще какие-то важные документы? На что, прежде всего, обратить внимание при подготовке к выставке, особенно на старте? Буду рад любым комментариям и советам.
__
Пост создан при поддержке derufakuban.ru, где можно купить качественную грунтовку по самым приемлемым ценам на рынке для вас и вашего бюджета.







С этим читают так же:

You can leave a response, or trackback from your own site.

Написать комментарий