Как правильно и эффективно пользоваться электронной почтой

Как правильно и эффективно пользоваться электронной почтой

Название этой статьи — достаточно странное, подумаете Вы. Согласен, но оказывается очень много людей крайне небрежно пользуется своим почтовым ящиком. И вот почему.

Появление социальных сетей в глобальной паутине, безусловно совершило огромный прорыв, потому как сегодня здесь можно встретить людей всех возрастов. И если зайти, скажем, в Одноклассники, посмотреть, что делают другие и успешно выйти не составляет большого труда для пользователей, то электронная почта для многих уже кажется чем-то сложным или наоборот — бесполезным.

Да, именно так и происходит, люди заходят, смотрят и выходят. Очень часто люди даже не знают как добавить свою фотографию, или это для них стоит больших усилий.

Многие своей электронной почтой вообще не пользуются и заводят её только чтобы зарегистрироваться в тех же Одноклассниках. Опыт отсутствует, а об этикете электронной переписки даже и говорить не приходится.

Итак, с чего же начинается почтовое сообщение? Почтовое сообщение всегда начинается с темы. Я получаю огромное количество писем каждый день и каждый раз улыбаюсь, когда письмо приходит вообще без темы.

Обязательно заполняйте поле Subject (Тема). Если Вы получаете почту 1 раз в год, это еще не значит, что и другие так делают. Когда Вам приходит 100 писем за день, станете ли Вы открывать письмо без темы? Не указывая тему сообщения Вы рискуете, что в 90% случаев Ваше письмо, нажатием всего одной кнопки, отправится в корзину.

Тема сообщения пожалуй один из самых важных атрибутов письма, и от того насколько она привлекательна или несет потенциальную пользу для получателя, зависит будет ли Ваша корреспонденция прочитана или отправлена в мусор.

Следующее, на что хотелось бы обратить Ваше внимание, это переписка. Если у Вас завязалась переписка (Вы отвечаете на письмо), обязательно включайте в свое письмо текст входящего сообщения. Даже не смотря на то, что электронная почта доставляется мгновенно, но прочитана она может быть через час, а может и через несколько дней. Получатель Вашего письма уже и думать забыл о чем Вы ему писали.

А теперь представьте, что прошло три дня, Ваш адресат за это время получил 100-300 писем, и он должен перерыть горы почтовых сообщений, чтобы вспомнить о чем идет речь. Думаю, это никому не понравится.

Практически все почтовые сервисы и программы имеют встроенную функцию «Ответить», при этом в новое сообщение уже включается текст предыдущего. Причем прошлое сообщение выделяется какими-то символами или вертикальной чертой. Не отключайте эту функцию. Хотя, если текст сообщения очень большой, рекомендуется оставлять только часть предыдущего письма, самую важную. Какой смысл перегонять по почте горы информации?

Следующий момент — вложения. В качестве вложений в почтовое сообщение могут быть прикреплены фотографии, документы, программы и т. д. Не следует включать в ответное письмо вложения. Это лишнее.

Когда Вы прикрепляете к своему письму вложения обязательно используйте сжатие при помощи популярных архиваторов ZIP или RAR. Это значительно сокращает время загрузки Вашего сообщения. Даже не смотря на то, что скорости интернет-каналов сегодня значительно увеличились по сравнению даже с теми, которые были лет 5 назад, все равно сжимайте отправляемые файлы. Проявляйте уважение к получателям своих писем. Не у всех же высокие скорости.

Обязательно включайте в свое сообщение подпись. Все почтовые программы и сервисы снабжены этой функцией. Один раз отредактируйте свою подпись, включите в нее дополнительные средства связи: телефоны, skype, ICQ, при желании, можете добавить ссылку на свой сайт и т. д. Это делается для того, чтобы Ваш адресат при необходимости мог с Вами связаться по другому каналу связи.

Если Вы ведете свой бизнес в интернет, обязательно помните о правилах изложенных выше. Не пренебрегайте интересами своих клиентов.