Преимущества и недостатки e-mail почты для бизнеса

Преимущества e-mail почты для бизнеса

Электронная почта является стандартным инструментом, используемым компаниями по всему миру для быстрой связи. Так как электронная почта впервые появилась как инструмент бизнеса, компании увеличили производительность труда, снизили затраты и нашли новое место для маркетинга.

Быстрая связь

E-mail прокладывает новые коммуникационные связи через Интернет с удивительной скоростью. Эта скорость позволяет предприятиям работать более быстрыми темпами и более эффективно общаться, даже в крупных организациях. Руководители имеют возможность получать практически в режиме реального времени обновления статуса и, следовательно, принимать взвешенные решения. Электронная почта может быть также, быть использована для быстрого распространения информации одновременно между несколькими сотрудниками.

Снижение стоимости

Одним из самых больших бизнес-преимуществ использования электронной почты в бизнесе является экономия средств. Накладные расходы для поддержания системы электронной почты являются относительно низкими. Малые предприятия могут использовать бесплатные почтовые сервисы, оплачивая лишь стоимость ухода за своим компьютером и расходы на подключение к Интернету.

Снижение уровней управления

E-mail эффективно снижает уровни управления, потому что все в компании, имеют возможность связаться с президентом компании со своими идеями, предложениями или комментариями. Управление может получить мнения прямо с передовых мест своего бизнеса, которые помогает им оставаться на связи постоянно и использовать практический опыт своих сотрудников. Предложения и идеи, полученные от сотрудников на более низких уровнях организации бизнеса может помочь стимулировать инновации и создавать новые источники дохода для бизнеса. Управление также может воспользоваться легкостью распространения и поощрения обновления бизнеса для всех сотрудников одновременно.

Передача данных

До появления электронной почты, передача данных являлась очень трудоемкой и утомительной задачей. Информация хранилась в больших файлах или больших документах, а затем отправлялась к месту, где эти данные были необходимы. Любая задержка в этом процессе, заставляла предприятия использовать старые данные для принятия решений и препятствовала способности руководства понимать реальное положение дел. Теперь благодаря электронной почет передача данных может произойти достаточно быстро.

Безопасность

Электронная почта является более безопасным способом связи, чем обычное письмо или факсы. Письма и факсы, могут быть перехвачены довольно легко. Факсы с конфиденциальной информацией могут случайно оставить на факсимильном аппарате, если получатель не знает, когда будет отправлен факс. Письма могут создать запись информации в безопасной среде, которая легко создает резервное копирование для использования в будущем.

Маркетинг

E-mail позволяет бизнесу взаимодействовать с клиентами более экономичным и целесообразным образом. Предприятия могут отвечать на вопросы клиентов быстро, что повышает лояльность клиентов. Маркетинг и реклама могут предоставляться на выбор клиентской базе или распространяться среди группы потенциальных клиентов. Это быстрое распространение маркетинговых материалов увеличивает продажи и уменьшает время между началом маркетинговой кампании и совершением покупок клиентами.

Недостатки e-mail почты для бизнеса

Во всем мире предприятия используют электронную почту для связи, передачи данных и сотрудничества. E-mail была эффективным инструментом для повышения производительности бизнеса и увеличения надежности передачи данных. Тем не менее, легкость использования электронной почты формально может создать непрофессиональный способ связи и перегрузку данными. Использование электронной почты в бизнесе также имеет недостаток, заключающийся в возможности открытия вашей компьютерной сети для потенциальных вирусов и вредоносных программ, пересылаемых через вложения электронной почты.

Снижение уровня управления

Сотрудники на всех уровнях бизнеса могут отправлять сообщения любым бизнесменам. Эта простота отправки сообщений в обход установленных норм нарушает стандартные процедуры решения различных вопросов. Эта неформальность также может вызвать нарушения в работе руководителей, которые должны сосредоточиться на решении вопросов высокого уровня, а не ежедневном общении со своими работниками.

Точность

Простота отправки сообщений электронной почты может уменьшить точность информации. В более неформальной среде, отправители обычно отвечают на сообщения быстро и не просматривают информацию. Сотрудники могут также ощущать давление с целью отвечать на запросы быстро, независимо от точности. При отправке сообщений с неточной информацией, может быть труднее исправить ошибку в связи с быстрым распространением электронной почты к другим пользователям.

Конкуренция

Электронная почта может увеличить конкуренцию. Клиенты, используя электронную почту, могут запрашивать дополнительное снижение цены на товары. Если они не получают более низкую цену, они могут пойти к конкурентам или вернуться запрашивающая еще более низкую цену. E-mail также облегчает клиентам работу с оффшорными компаниями, которые предоставляют услуги по более низким ценам за счет снижения заработной платы и низкой стоимости жизни в развивающихся странах.

Профессионализм

Электронная почта может привести к снижению уровня профессионализма. Сотрудники, как правило, используют менее формальный подход к коммуникациям при использовании электронной почты, из-за которого может появиться непрофессиональный подход к привлечению потенциальных клиентов. Форматирование с помощью текстовых и графических элементов может не соответствовать вашей компании.

Увеличение занятости

Электронная почта может увеличить потребность в сотрудниках. Дополнительные сотрудники обслуживающие клиентов могут быть необходимы, для того чтобы отвечать на электронные письма потребителей, и более исполнительные помощники могут быть необходимы, чтобы помочь разобраться и отвечать на сообщения по электронной почте вместо занятых руководителей.
Информационная перегрузка

Электронная почта может легко создать информационную перегрузку у получателя. Легкость копирования сообщений в рамках всей организации может перегрузить сотрудников нежелательной или ненужной информацией. Информационная перегрузка снижает производительность.

Безопасность

Безопасность данных труднее поддерживать, поскольку конфиденциальная информация может быть легко отправлена по электронной почте. Вирусы, отправленные через вложения электронной почты, могут вызвать повреждение компьютерной системы и привести к потере данных, а также могут поставить под угрозу компьютерные сети.